Дефицит на складе: причины и методы устранения

О таком понятии, как «дефицит», знают даже те люди, которые бесконечно далеки от торговли и логистики. Дефицит – это необходимая продукция, которой нет ни на складе, ни в продаже. Разумеется, дефицит выливается в затраты, в потерю клиентов и еще большие убытки в конечном итоге.

Скажем, компания, которая занимается перепродажей, просто понесет ущерб в виде небольшой потери прибыли. Но производственная компания может получить куда более серьезные и неприятные последствия – простаивающие мощности приводят к огромным убыткам. И, разумеется, потерянную клиентскую базу очень трудно набрать снова. Тем не менее, несмотря на большие убытки от дефицита, многие компании не утруждаются хоть каким-нибудь контролем за дефицитом. На самом деле есть целых четыре способа, чтобы выявить дефицит.

Первый способ заключается в том, что сотрудники, которые формируют заказы, забивают только то, что им требуется, не видя остатков склада. С таким объективным списком будет сложно поспорить – он сразу покажет спрос и наличие дефицита. Однако есть и минус: если сотрудник уже знает о дефиците, он может и не забить искомое в список предзаказов. Собственно, такой способ эффективнее всего показывает себя в распределительных центрах магазинов, которые приносят заявки на обновление поставок не чаще раза в неделю.

Второй способ таков: сотрудники, которые выявили дефицит, сразу оформляют отдельный документ дефицита, указывают какие товары и в каком количестве отсутствуют, хотя указаны как «в наличии». Плюсом такого способа можно назвать точные данные, так как нет автоматических завышенных или заниженных данных. Но минусы тоже весомые: сотрудники из лени могут не заносить дефицит в документы, либо наоборот, из корыстных целей вносить подложные данные. Такой способ лучше всего работает там, где спрос на 100% обеспечивают запасами. Так будет наглядно видно, какой ассортимент пользуется популярностью, на что есть спрос, что требуется завести.

Третий способ сугубо математический. Дефицит рассчитывают исходя из определенных гипотез. Конечно, точность этих гипотез остается под вопросом, реальная ситуация может не полностью соответствовать гипотезе, однако тут не требуется формирования дополнительных документов. В плюсы этого способа можно занести автоматический расчет, экономию энерговремени на бюрократию с документами. Сотрудникам намного сложнее подделать информацию о дефиците. Однако минус заключается в «теоретичности» гипотезы, и если она была построена неправильно – то может привести к значительным потерям. Однако такую систему можно применять там, где это экономически выгодно, особенно, если использовать специальные программы (например, 1С).

И, наконец, последний метод – это гибридный симбиоз вышеуказанных способов. Тут есть возможность получить только плюсы и избежать большинства минусов. Однако один большой минус все-таки имеется – система получится настолько уникальной, что придется тщательно продумать, как сделать, чтобы она работала без потерь.

Как же бороться с дефицитом, как сделать, чтобы его стало меньше? Самый простой и не самый умный способ – обязать ответственного сотрудника, привязав потери от дефицита к его зарплате. Однако в итоге, компания потеряет все-таки больше, чем сотрудник. Тем более что такой способ борется со следствием, а не с причиной, тогда как логичнее бороться именно с причиной.

Очень часто бывает такая ситуация: товар почти закончился, но до следующей поставки его хватит, если экономить. Однако какой-нибудь хитрый сотрудник зарезервирует весь товар, чтобы до новой поставки не испытывать дефицита. При этом, нет никакой гарантии, что ему действительно потребуется этот товар, тогда как другие сотрудники могут оказаться перед лицом дефицита, так как взять зарезервированный товар со склада они не смогут. Соответственно, тут можно исправить ситуацию таким способом: если товар не будет реализован через определенное время – он автоматически снимается с резерва.

Бывает и другая ситуация: запас на складе еще есть и заказ на товар уже сделан, но какой-то клиент вдруг срочно скупает большой объем товара, включая и запасы. В таком случае помогут дипломатические переговоры. Скорее всего, клиент все равно не сможет сразу же использовать весь крупный заказ. Поэтому можно договориться о частичной отгрузке прямо сейчас, а остальное будет доставлено бесплатно через какое-то время, когда придет заказ на склад. Даже если дать клиенту скидку или обеспечить бесплатную доставку – это будет выгоднее, чем упрямо хранить объем на складе и остаться в итоге с дефицитом.

Иногда в возникновении дефицита виновата третья сторона. Основной поставщик может обанкротиться и свернуть бизнес. В результате компания начинает судорожно искать другого поставщика, проводить поспешные переговоры, которые закончатся не в пользу компании. При этом склады пустуют, компания терпит убытки. Иногда, правда, ситуация не настолько печальна, а задержки обуславливаются таможней, потерями в дороге. Короче говоря, стоит иметь «запасной аэродром», который сможет подстраховать, если основной поставщик будет тормозить процесс. Можно создать реестр из проверенных поставщиков, где стоит указывать основного поставщика и его дублера на случай форс-мажора.

Иногда дефицит возникает из-за нереально назначенных сроков поставки. К примеру, дефицит уже на пороге, а заказ на товар только-только оформили. И пока он поступит – наступит полный дефицит. Если такая ситуация повторяется раз за разом – стоит подкрутить тайм-менеджмент. Вообще, ошибки при закупке вообще не так уж редки, как хотелось бы. Человеческий фактор нельзя отменять полностью, даже опытный сотрудник может перепутать позицию или количество заказа, в результате возникнет дефицит одного товара и профицит другого. Чтобы предотвратить такие случаи обычно максимально автоматизируют снабжение, это повышает и точность многих процессов.

В качестве вывода можно сказать, что считать и предотвращать дефицит не так сложно, как кажется, зато его существование моментально сказывается на выручке компании. Если бороться с дефицитом, не считая его неизбежным злом, а научиться управлять им, можно значительно повысить выручку и прочно занять свое место на рынке среди конкурентов.

Отправьте заявку на расчет стоимости грузоперевозки прямо сейчас!

Звоните по номеру: +7 (495)-136-56-34
+7 (909) 641-33-11

Или оставьте заявку, и мы сами Вам перезвоним

 

Пишите на почту: sch.alex@sch-logistic.ru

Спасибо за обращение. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.